Kiedy zacząłem moją pierwszą prawdziwą pracę po ukończeniu studiów jako projektant konstrukcji, zdziwiła mnie liczba odbywających się spotkań. Na niektóre byłam zapraszany, choć w większości byłem pomijany, mimo że pracowałam nad danym projektem. W każdym razie, nawet jeśli brałem udział, zwykle siedziałem przez jedną lub dwie godziny i przysłuchiwałem się dyskusjom. Cieszyłem się, że nie musiałem niczego przygotowywać do spotkań ani, co byłoby jeszcze gorsze, ich prowadzić. Przejdźmy szybko do przodu o 10 lat i okazuje się, że nagle jestem w centrum dwóch projektów w krytycznej fazie. Z codziennymi spotkaniami przez internet i potrzebą niemal natychmiastowych wyjaśnień. Jak poradzić sobie w takiej sytuacji z całą koordynacją, mając mało czasu, wielu interesariuszy, złożone projekty i ogromne oczekiwania ze strony klienta?
Jedną z pierwszych rzeczy, które przychodzą mi do głowy, jest to, że spotkania muszą być efektywne. Co to znaczy? Jak opisano w tym artykule, efektywne spotkania są wtedy, gdy:
- Osiągają cel spotkania.
- Zajmują minimalną ilość czasu.
- Pozostawiają uczestnikom poczucie, że wykonano dobrze zrobioną pracę.
Podoba mi się ta definicja. Jak wszystko w życiu, łatwiej powiedzieć niż zrobić 🙂 Jednym z możliwych narzędzi, które możemy wykorzystać do osiągnięcia tych celów, jest sesja ICE, część metodologii VDC. Definicję sesji ICE przeczytasz w naszym poprzednim artykule: Wszystko o spotkaniach ICE w VDC – Część 1.
W tym artykule pokażę Ci praktyczne zastosowanie sesji ICE na projektach. Zapraszamy do lektury!
Ten artykuł jest kontynuacją serii WSZYSTKO O VDC.
Spis treści
W tym artykule omówimy poniższe tematy:
1. Dlaczego sesje ICE?
Dlaczego powinniśmy przeprowadzać sesje ICE?
- Skrócenie czasu potrzebnego na podjęcie decyzji.
- Poprawa jakości informacji zwrotnej.
- Osiągnięcie lepszej integracji, niezależnie od tego, czy dla procesu, zespołu czy organizacji.
-
- Integracja (Integrate) – zgromadzenie wielu branż, ludzi z doświadczeniem i wiedzą.
- Jednocześnie (Concurrently) – wspólnie pokonujcie wyzwania w tym samym czasie i miejscu.
- Inżynieria (Engineering) – definiując i rozwiązując konkretny problem oraz uzgadniając rozwiązanie zapewniające jakość bez konieczności przeróbek lub opóźnień.
Co?
- Sesje przeprowadzone w metodyce ICE.
Integrated Concurrent Engineering (ICE) to metodyka efektywnego, szybkiego i niezawodnego projektowania produktów i procesów.
Pamiętaj: ICE nie jest zwykłym spotkaniem, do jakiego jesteśmy przyzwyczajeni. ICE to sesja robocza. Wymaga ona dobrego przygotowania, jak i odpowiedniego przeprowadzenia oraz użycia pomiarów w trakcie i po jej zakończeniu.
2. ICE w praktyce
Możesz teraz zapytać: cała ta teoria brzmi dobrze, ale jak wygląda w praktyce? Czy mogę samodzielnie prowadzić takie spotkania? Czego potrzebuję? Aby odpowiedzieć na wszystkie te pytania, przyjrzymy się praktycznemu przykładowi. Oczywiście musimy poczynić kilka prostych założeń, aby zmieścić całe studium przypadku w kilku artykułach. Sesje ICE sprawdzają się bardzo dobrze na projektach typu zaprojektuj i wybuduj, więc podejmiemy tutaj małe wyzwanie: w naszym przykładzie przyjmiemy tradycyjną metodę przeprowadzania projektu w formule wybuduj. Pamiętaj proszę, że jest to wyimaginowany projekt z kilkoma uproszczonymi założeniami.
Opis projektu - case study
Projekt: Stadium piłkarski dla 47 000 widzów.
Typ kontraktu: Formuła wybuduj.
Problem do rozwiązania: Zadaszenie nad trybunami.
Krótki opis wyzwania: Architekt zaprojektował zadaszenie o specjalnej formie. Projektanci konstrukcji wraz z architektem zaproponowali stalową konstrukcję kratownicową wypełnioną szklanymi panelami, podwieszoną do stalowej konstrukcji nad dachem. Zamawiający zaakceptował to rozwiązanie i chce je zachować zgodnie z projektem. Wykonawca po podpisaniu umowy z podwykonawcą i dostawcą konstrukcji stalowych zauważa, że nie jest to projekt zoptymalizowany – można by zaoszczędzić kilka ton stali upraszczając go. Ponadto odkryto znaczne naprężenia rozciągające w poszczególnych elementach stalowych. Z tego powodu wykonawca obawia się, czy dach wytrzyma własny ciężar i czy nie zawali się podczas montażu.
- Architekt – chce zachować wizję tego, jak będzie wyglądał stadion.
- Projektant konstrukcji – uważa, że wykonał poprawne obliczenia i nie zgadza się na przeprojektowanie.
- Zamawiający – nie chce wprowadzać żadnych zmian projektowych i dodatkowych prac dla wykonawcy spowodowanych zmianą, jak i ewentualnego większego nakładu pracy projektanta i architekta (konsekwencje dla czasu i budżetu).
- Wykonawca wraz ze swoim dostawcą – chce zaoszczędzić trochę materiału (pieniądze), budować szybciej (czas) i przygotować żądanie spowodowane zmianą (dodatkowe pieniądze).
- Wykonawca widzi problem, ale nie zadaje żadnych pytań. Wykonuje swoją pracę jakby nigdy nic i dopiero wtedy, gdy problem pojawia się na placu budowy, mówi: „To wina projektanta, my budujemy tylko to, co zostało zaprojektowane”.
- Albo konstruktor dowiaduje się o problemie już po tym, jak dostarczył projekt klientowi i nic nie robi, mając nadzieję, że „nikt tego nie zauważy, a właśnie taką konstrukcję chciał architekt”.
- Albo zamawiający widzi od początku, że projekt jest skomplikowany i wymagający jeśli chodzi o budowę, ale ma nadzieję, że wykonawca rozwiąże wszystkie jego problemy – w końcu za to mu płacimy, prawda?
Kto powinien wziąć odpowiedzialność za znalezienie szybkiego i dobrego i rozwiązania (najlepiej w ramach budżetu) w naszym przykładzie? Ponieważ w tym wypadku mamy do czynienia z projektem wbuduj, to zamawiający wybrał i zamówił projekt. Jest on odpowiedzialny za zapewnienie, że wykonawca może zbudować konstrukcję zgodnie z tym, co zostało zaprojektowane. Dlatego załóżmy, że jesteś asystentem kierownika projektu (project managera), pracujesz dla inwestora i organizujesz sesję ICE, aby rozwiązać opisane powyżej wyzwanie.
Przygotowania
2.1. Główny temat spotkania
Zacznij od przygotowania planu spotkania (agendy) i następujących punktów:
Krótko opisz, jaki jest główny temat (lub tematy) spotkania.
Przykład (na podstawie naszego studium przypadku):
- Zadaszenie nad trybunami.
2.2. Jaki rezultat chcesz osiągnąć?
- To jest ogólny powód spotkania.
- Ten punkt powinien być krótki i precyzyjny.
- Powinieneś być w stanie odpowiedzieć tak / nie, na pytanie, czy wynik został osiągnięty.
- Możesz mieć więcej niż jeden określony rezultat, jednocześnie pamiętaj, aby nie być zbyt ambitnym.
Przykład:
- Uzgodnienie rozwiązania konstrukcyjnego zadaszenia nad trybunami.
2.3. Zidentyfikuj i wybierz odpowiednich uczestników spośród różnych interesariuszy projektu
Pamiętaj, że musisz uwzględnić osoby, które mogą podejmować decyzje, bo to główny powód sesji ICE: uzgodnienie i podjęcie decyzji o rozwiązaniu.
Przykład:
- Kierownik projektu ze strony inwestora.
- Asystent kierownika projektu ze strony inwestora (Ty).
- Manager projektowania (design manager) ze strony inwestora.
- Architekt.
- Główny projektant (biuro projektowe).
- Konstruktor (biuro projektowe).
- Kierownik projektu ze strony wykonawcy.
- Kierownik robót ze strony wykonawcy.
- Dostawca konstrukcji stalowej dla wykonawcy.
2.4. Podziel zadania i obowiązki
- Opisz, w jaki sposób i co ma przygotować każda osoba przed spotkaniem.
- W ten sposób sprawisz, że ludzie będą czuli się odpowiedzialni za końcowy rezultat.
- Podaj osobę prowadzącą sesję (z ang. fasilitator of the session) – w naszym przykładzie możesz to być Ty, jako asystent kierownika projektu ze strony inwestora.
Przykład:
- Kierownik projektu ze strony inwestora. – Przedstawienie aktualnego statusu i wyzwania, przed jakim stoi projekt.
- Asystent kierownika projektu ze strony inwestora (Ty). – Przygotowanie planu spotkania (agendę) oraz robienie notatek. Prowadzenie sesji ICE.
- Manager projektowania (design manager) ze strony inwestora. – Żadne przygotownie nie jest wymagane.
- Główny projektant (biuro projektowe). – Przygotowanie dokumentacji obliczeń konstrukcyjnych i wynikających naprężeń rozciągających.
- Konstruktor (biuro projektowe). – Przygotowanie i zaprezentowanie modelu 3D, rysunków i dokumentacji.
- Kierownik projektu ze strony wykonawcy. – Przedstawienie obliczenia niezależnego projektanta, pokazującego duże naprężenia rozciągające i konsekwencje dla konstrukcji.
- Kierownik robót ze strony wykonawcy. – Przygotowanie zaplanowanej metody montażu i nakreślenie jego harmonogramu w oparciu o aktualne i zoptymalizowane rozwiązanie.
- Dostawca konstrukcji stalowej dla wykonawcy. – Opisanie propozycji optymalizacji i zmiany układu konstrukcyjnego.
2.5. Przygotuj plan spotkania / agendę sesji
- Opisz każdy punkt planu spotkania.
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za każde zadanie.
- Ustal planowany czas na omówienie każdego punktu.
- Rozważ podzielenie grupy na mniejsze podgrupy, używając ‘break out rooms’, czyli pokojów (rzeczywistych, bądź wirtualnych), gdzie część uczestników może przeprowadzić zaplanowaną sesję roboczą w mniejszej grupie.
- Zaplanuj przerwy, zwłaszcza jeśli spotkanie trwa dłużej niż 1,5 godziny.
Przykład:
- Zrób krótkie wprowadzenie do sesji ICE, omawiając jej cele i plan spotkania. – Prowadzący sesję ICE (ICE-fasilitator, w tym wypadku Ty, jako asystent kierownika projektu ze strony inwestora). – 5 minut
- Prezentacja uczestników. – Kierownik projektu ze strony inwestora. – 5 minut
- Przedstawienie aktualnego statusu i wyzwania, przed jakim stoi projekt. – Kierownik projektu ze strony inwestora. – 10 minut
- Przedstawienie rozważań na temat obecnego rozwiązania projektowego i jego konsekwencji. – Kierownik projektu ze strony wykonawcy. – 15 minut
- Dyskusja na temat uwag wykonawcy. – Kierownik projektu ze strony inwestora. – 15 minut
- Przerwa. – 15 minut
- Przedstawienie propozycji zoptymalizowanego rozwiązania. – Dostawca konstrukcji stalowej. – 10 minut
- Omówienie i zdecydowanie się na rozwiązanie. – Kierownik projektu ze strony inwestora. – 25 minut
- Podsumowanie i zdefiniowanie kolejnych wymaganych działań. – Kierownik projektu ze strony inwestora. – 10 minut
- Ocena sesji ICE. – Prowadzący sesję ICE. – 15 minut
2.6. Miejsce spotkania
- Wybierz rodzaj spotkania – on-line czy spotkanie fizyczne w jednej sali spotkań?
- Jeśli możliwe jest fizyczne spotkanie, upewnij się, że dysponujesz niezbędnymi udogodnieniami (np. wielkość sali, duże ekrany, system współdzielenia ekranu dla wielu laptopów, zasilacze itp.).
- Jeśli spotkanie planowane jest on-line, wybierz sposób komunikacji – na przykład na platformie Teams, Skype lub Zoom.
- Rozważ możliwość skorzystania z oddzielnych pokojów, z angielskiego ‘break out rooms’, czyli pokojów (rzeczywistych, bądź wirtualnych), gdzie część uczestników może przeprowadzić zaplanowaną sesję roboczą w mniejszej grupie.
Przykład:
- Spotkanie zostanie przeprowadzone on-line na platformie Teams, 05.05.2021, 9:00 – 12:00.
2.7. Zaproszenie
- Wyślij zaproszenie na spotkanie z co najmniej XX dniowym wyprzedzeniem (w zależności od tematu może to być na przykład od 14 do 3 dni) do odpowiednich uczestników z różnych stron biorących udział w projekcie.
- Upewnij się, że osoby, które mogą podejmować decyzje, są w stanie uczestniczyć w sesji. Jeśli nie, powinni oddelegować na swoje miejsce kogoś innego, kto może podjąć decyzję.
- Załącz plan spotkania.
- Jeśli jest to pierwsza sesja ICE w projekcie, nawiąż kontakt z uczestnikami (najlepiej zadzwonić) i upewnij się, że wykonają powierzone im niezbędne przygotowania.
Inne wskazówki
- Przygotuj materiały do dyskusji – model, rysunki i całą niezbędną dokumentację, abyś nie musiał jej szukać podczas spotkania.
- Pamiętaj, że korzystanie z technologii BIM jest kluczowe, aby wszyscy mieli takie samo zrozumienie i podstawy do dyskusji.
- Udostępnij ekran i włącz swoją kamerę (w wypadku sesji on-line). Poproś innych, aby zrobili to samo, ale nie nalegaj, jeśli ktoś nie chce mieć włączonej kamery. Jednak znacznie łatwiej jest rozmawiać, gdy widzisz innych ludzi, a nie tylko czarny ekran.
- Podczas dyskusji bądź otwarty i skup się na wyzwaniu, a nie na ludziach. Musicie wspólnie znaleźć dobre rozwiązanie techniczne.
- Bądź skuteczny i zwracaj uwagę na czas. Przerwij, jeśli ktoś mówi nie na temat lub coś zajmuje zbyt dużo czasu, gdy nie widzisz możliwości osiągnięcia porozumienia bądź oczekiwanego rezultatu.
Rozwiązanie techniczne a sprawa pieniędzy
Należy pamiętać, że w tym przykładzie podczas sesji ICE skupiamy się tylko na znalezieniu dobrego, zoptymalizowanego rozwiązania technicznego, które mogą zaakceptować wszystkie strony. Ostatecznie oczywiście ktoś musi za to zapłacić. Biuro projektowe, jeśli popełniło błąd. Wykonawca, jeśli wycenił projektowe rozwiązanie zbyt nisko i nie ma racji w swoich argumentach. Zamawiający, jeśli chce dokonać zmian w projekcie i nie ma podstaw do roszczeń w kierunku projektanta. Z drugiej strony, może uda się znaleźć jakieś możliwości zaoszczędzenia materiału i czasu podczas sesji ICE? Może dostawca stali przedstawi łatwiejsze rozwiązanie do produkcji i montażu, a zyski zostaną podzielone 50% – 50% między wykonawcą a zamawiającym?
Najważniejsze jest to, że musisz współpracować z różnymi interesariuszami projektu, jeśli chcesz zaoszczędzić czas i energię na znalezienie i podjęcie decyzji o dalszych krokach – jakiekolwiek by one były.
Podsumowanie pierwszej części ICE w praktyce
ICE nie jest spotkaniem - jest sesją roboczą.
W pierwszej części serii ‘sesja ICE w praktyce’ dowiedzieliśmy się, dlaczego powinniśmy stosować tę część metodologii VDC w naszej codziennej pracy.
Opisaliśmy studium przypadku – projekt i problem, który może się wydarzyć na prawdę – i na jego podstawie przygotowaliśmy się do naszej pierwszej sesji ICE. W następnym artykule przyjrzymy się kolejnym krokom, aby umieścić wszystkie dane z przygotowań w jednym pliku, który będzie używany podczas sesji jako notatka ze spotkania wraz z opisem działań, które należy podjąć, komentarzami i bazą pomiarów.
Pamiętaj, że możliwości prowadzenia sesji ICE jest wiele i każda firma może mieć trochę inny sposób ich przeprowadzania. W artykule przyjęliśmy prosty przykład, w jaki sposób sesja ICE może zostać przygotowana i wykonana bez użycia skomplikowanych zasobów lub oprogramowania – wszystko to można zrobić w Excelu i przy wykorzystaniu darmowych przeglądarek .ifc.
Ten artykuł jest kontynuacją serii WSZYSTKO O VDC.
Mamy kilka pytań do CIEBIE drogi Czytelniku! Czy masz jakieś doświadczenia ze stosowaniem metodologii VDC? Czy sam uczestniczyłeś w sesji ICE? Jakie masz z tym doświadczenia? Podziel się z nami swoimi przemyśleniami i doświadczeniami poniżej artykułu!
