Czy znacie takie określenie jak „Bus Factor”? Pojęcie jest znane bardziej w branży IT i myślę, że z czasem będzie coraz częściej używane w branży budowlanej. Dlaczego? Ze względu na to, że coraz częściej programujemy i automatyzujemy projekty, by ułatwić sobie życie.
Bus Factor to tak zwana miara ryzyka wynikająca z braku dzielenia się informacjami oraz umiejętnościami pomiędzy członkami zespołu. W uproszczeniu jest to liczba osób jakie muszą zostać „przejechane przez autobus”, by nie dało się kontynuować projektu. Oczywiście nie należy tego brać dosłownie, a jedynie przyjąć, że mianem Bus Factor określa się dowolny przypadek losowy, który może sprawić, że kluczowa osoba w projekcie zniknie, a w konsekwencji projekt nie będzie mógł być kontynuowany, albo wdrażanie nowej kompetentnej osoby będzie bardzo kosztowne i objęte ryzykiem niepowodzenia.
Ten artykuł jest wpisem gościnnym na blogu BIM Corner, napisanym przez Magdalenę Niemiec.
W branży IT, żeby zapobiec tego typu sytuacjom, projekt rozdziela się na większą ilość zadań o mniejszym zakresie i angażuje więcej osób, które starają się, żeby inni dokładnie wiedzieli co robi dana osoba na projekcie. Dobrą praktyką jest również stosowanie Guidebook‘a, czyli w skrócie, przewodnika po projekcie. Znajdziecie tam dobre praktyki używane w programach, instrukcje rozwiązywania problemu, które pojawiają się z projektu na projekt i które są typowe dla danej branży i projektu. Guidebook ma na celu usystematyzować pracę i zapobiec wymyślania „koła na nowo”.
W tym artykule zostanie wyjaśnione, dlaczego warto stworzyć Standardy, Procedury i Guidebooki w firmie projektowo-budowlanej i co taki dokument powinien zawierać.
Poniżej pokrótce zostały przedstawione różnice między poszczególnymi dokumentami.
Spis treści
Polityka [Strategia], Standardy, Procedury [Wymagania] , Guideline [Wytyczne] - PSPG
Czy przeżyłeś/łaś kiedyś sytuację, kiedy podczas 2 tygodniowej nieobecności kolegi lub koleżanki, musiałeś/łaś „wskoczyć” na projekt, by zastąpić innego członka zespołu i zmarnować cały tydzień na wdrażaniu się w program i informacje zawarte w projekcie? Typowe pytanie w takim wypadku to: – co i gdzie znajdę i dlaczego tak to zostało zaprojektowane? Brzmi jak koszmar, prawda? Jednak dla osób po drugiej stronie, które wiedzą, że czeka je bałagan po powrocie z „wolnego”, również nie jest to komfortowa sytuacja i powoduje poczucie winy, gorszą rekonwalescencje, stres itd. Są to sytuacje, które niepotrzebnie budują napięcie i osobiście uważam, że skoro można zapobiegać owym wydarzeniom, to dlaczego z tego nie skorzystać- dla komfortu nas wszystkich.
By uniknąć frustracji pracowników, zaoszczędzić budżet projektowy, ułatwić wdrażanie nowych bądź tymczasowych pracowników na projekcie, stosuje się standardy, procedury, wytyczne. Pewnie wiele z Was spotkało się z tymi terminami, jednak często używamy je zamiennie, bądź w nieodpowiedni sposób.
Krótko tłumacząc: polityka to jednolita deklaracja wysokiego poziomu (nadana przez prezesa i zarząd) w całej organizacji. Standard to kontrola najniższego poziomu, którego nie da się zmienić, podczas gdy procedura to kroki postępowania. Wytyczne to po prostu przegląd tego, jak można wykonać zadanie.
Polityka [Strategia] Dokumentu – zawiera ogólną ideę, intencje kierownictwa w tworzeniu zasad, by zapewnić sprawiedliwe traktowanie, dyscyplinę i zgodność np. Dress Code Policy, Internet Policy
Standard – to zestaw obowiązkowych zasad wspierających politykę . Jest to poziom jakości, który chcemy osiągnąć np. standard finalnych rysunków. Standardy mają wysoki autorytet i mogą zawierać procedury i wymagania. Standard jest nadawany przez organizację, a pracownicy nie mają możliwości wprowadzania zmian.
Procedura – wymaganie, lista kontrolna elementów, seria poszczególnych kroków, które muszą być stosowane, by osiągnąć standard. Tworzą ją pracownicy, którzy są specjalistami w danej dziedzinie.
Guideline – wytyczne, rady, najlepsze praktyki, które pomagają w osiągnięciu celu, poprzez np. pokazanie zachowania w danej sytuacji. Są zalecane, ale nieobowiązkowe.
Dokumentacja w branży projektowo-budowlanej
Każda firma ma własną specyfikę tworzenia projektu: własne style, tabele, metodykę pracy. Niektóre firmy zajmują się tylko jedną branżą, a resztę zlecają firmom zewnętrznym. Niektóre prowadzą projekt całościowo od koncepcji, po prace wykonawcze na budowie, więc nie ma jednej odpowiedzi na to jak powinny wyglądać takie dokumenty jak strategie, standardy, procedury i guideline.
Teraz jak już wiemy, jakie są definicje i umiemy sobie uporządkować kolejno odpowiednie informacje zadajmy sobie pytania, które pomogą nam zdefiniować cel firmy:
- W jakim celu chcemy stworzyć standardy, procedury i wytyczne i co chcemy osiągnąć?
- Jako firma, Jakie mamy standardy np. projektów – z czego składają się nasze finalne rysunki i modele, zestawienia, opisy itp?
- Co musimy ustalić by osiągnąć standard- co jest powtarzalne i niezmienne dla każdego pracownika?
- Jakie są wytyczne, ogólne rady i instrukcje postępowania, żeby ułatwić utrzymanie standardu?
Jak już odpowiedzieliśmy sobie na pytania: dlaczego, co i jak musimy wdrożyć, by usprawnić proces, warto wytyczyć zespół ludzi, którzy się tym zajmą.
- Do kogo adresujemy dokumentację?
- Kto i jak będzie odpowiedzialny za proces tworzenia i aktualizacje?
Dokumentacja [PSPG] powinna zawierać zwarto napisane istotne i praktyczne informacje. Adresatami dokumentacji są projektanci i specjaliści modelowania 3D. Dotyczy to zarówno nowych pracowników jak i już tych stale zatrudnionych, kierowników branż, którzy nadzorują pracę oraz inżynierów, którzy odpowiadają za jakość informacji zawartych w modelach. Również ci adresaci powinni brać czynny proces w aktualizowaniu i tworzeniu dokumentacji.
Czasami niektóre elementy standardu i procedur (np. Nazewnictwo modeli) mogą zostać narzucone przez klienta i mogą się one wtedy zmieniać w zależności od projektu. Jednak sam proces tworzenia, porządek i organizacja powinny zostać nadane przez biuro projektowe lub firmę wykonawczą.
Dokumentacja nie powinna być instrukcją obsługiwania danego programu. Takie informacje, można uzyskać na stronie producenta oprogramowania, bądź znaleźć na Youtube lub forach w bardzo prosty sposób. Zgodnie z metodyką BIM i w ogólnym rozumieniu tego słowa, staramy się nie duplikować informacji, lecz wykorzystywać to co już zostało opracowane, automatyzować i usprawniać proces projektowania.
Przykład PSPG na podstawie programu Revit - Autodesk
Biorąc pod uwagę prace projektowe warto posłużyć się przykładem bazując na programie REVIT- firmy Autodesk, gdyż wiele firm w Europie i na Świecie projektuje instalacje Elektryczne, MEP, konstrukcję i architekturę właśnie w tym programie. Podstawowa PSPG dla programu REVIT powinna zawierać:
REVIT POLICY – firma opisuje ogólne cele tworzonych dokumentacji, np.:
- Ułatwić pracę i komunikację między branżami
- Ujednolicić prace w modelu
- Zminimalizować możliwości własnej interpretacji rozwiązań programowo- projektowych
REVIT STANDARD – przedstawienie standardów modeli i informacji w nich zawartych, np.:
- Opis przykładowego modelu w programie – rozłożonego na części
- Opis przykładowego rysunku
- Opis przykładowego uporządkowania strony głównej w programie
- Wyjaśnienie struktury folderów
REVIT PROCEDURY – celem jest spisanie wymagań w jaki sposób uzyskać założenia Standardu, np.:
- Opis template, który jest podstawą w każdym projekcie i zawiera w sobie określone linie, czcionki, filtry, parametry i tabelki
- Wszystko znajdziemy w folderach XYZ podzielone na różne części – wyjaśnianie dokładnie do czego dany folder służy
- Informacje na temat nazewnictwa i tworzenia nowych nazw folderów, plików, modeli centralnych i lokalnych, rodzin i parametrów
- Informacje jak poprawnie eksportować i importować pliki
REVIT GUIDELINE – to plik zawierający rady i dobre praktyki dla użytkowników programu:
- Dobre praktyki utrzymywania porządku w programie – w jaki sposób klasyfikować widoki i arkusze
- Rady, jak używać parametrów globalnych, zwykłych i współdzielonych
- Jak używać istniejących filtrów
- Jak szybko edytować rodziny i w jaki sposób dostać się do edycji
- Jak najlepiej tworzyć i edytować legendy i zestawienia
- Praktyki i rady jak używać niektórych atrybutów
- Guideline’ów można dorzucić tutoriale i najlepsze „pro tipy”.
Praktyczny przykład – opis tworzenia ściany w programie 3D
Warto zwrócić uwagę, że programy 3D dają nam o wiele więcej możliwości interpretacji wybranej przez nas ścieżki tworzenia elementów, niż programy dwuwymiarowe. Przykładowo możemy stworzyć ścianę w całości składającą się z jednej części, ale wewnątrz podzielonej na: cokół, podstawę i gzyms lub stworzyć 3 osobne ściany nazwane cokół, podstawowa ściana i gzyms.
Każdy sposób ma swoje dobre i złe strony. 3 osobne ściany mogą być problematyczne w momencie, gdy chcemy przesunąć ścianę i powinniśmy pamiętać o jeszcze dwóch innych elementach, które trzeba sprawdzić czy przesunęły się automatycznie, czy należy je poprawić i dopasować ręcznie. Program zazwyczaj nam w tym pomaga i informuje nas o elementach, które „fruwają”, jednak jak wiadomo nie zawsze mamy czas na sprawdzanie modeli 3D, np. jeśli dla klienta wydajemy tylko konkretne płaskie rysunki w 2D. Z kolei ściana 3w1 jest dla bardziej zaawansowanych użytkowników i wymaga w początkowej fazie więcej czasu i analizowania, ale w późniejszej fazie ułatwia zmiany.
Jest to prosty przykład, ale w dużej firmie, która przerabia dużo projektów, liczą się detale i czas. Dobrze jest wybrać jeden sposób tworzenia ścian (oraz innych elementów jak stropy, słupy, okna itp.) i trzymania się tego przy modelowaniu. Taka informacja powinna zostać zawarta w Guideline, jako porada- jak umiejętnie modelować, by ułatwić edytowanie modelu. W procedurze natomiast opiszemy nazwę ściany, która powinna być określona jako np. Sciana_KartonGips_10cm.
Podsumowanie
Głównym celem Dokumentów PSPG jest:
- Pomoc w prawidłowym i efektywnym wdrożeniu pracownika w prace projektowe i zwyczaje firmy.
- Ułatwienie komunikacji w zespole i ograniczenie nieścisłości, problematycznych kwestii i błędów.
- Zminimalizowanie strat czasowych i finansowych związanych z brakiem porozumienia – nie wymyślamy za każdym razem „koła na nowo”.
- Utrzymanie modeli w tym samym standardzie, za pomocą odpowiednich procedur i guideline’ów. W taki sposób, aby każdy pracownik otwierający plik, mógł się w prosty sposób zorientować, co widzi, gdzie jest i gdzie co znaleźć.
BIM i projektowanie 3D już pędzi w zawrotnym tempie, a to dopiero początek wprowadzania nowych technologii w budownictwie. Przed firmami budowlanymi stoi ciężkie zadanie, które polega na podążaniu za trendami i oczekiwaniami inwestorów. Rynek się zawęża, a równocześnie zwiększa się konkurencyjność. Wszystko, co pomaga nam być ponad konkurencją jest dobrą kartą przetargową, bo ostatecznie dla firm liczą się aspekty ekonomiczne i finansowe. Oszczędzamy, gdy wdrażamy standardy, procedury i wytyczne, które będą pomagać w codziennej pracy i pozwolą wyjść naprzeciw potrzebom pracowników. Zyskujemy, gdy niwelujemy chaos, stres i lęk, bo to nie sprzyja efektywności i kreatywności, a zależy nam na tworzeniu przyjaznego środowiska pracy, redukcji kosztów i zmniejszeniu rotacji wśród specjalistów. Podążamy z duchem czasu i technologii, w myśl tego, że zadowolony i spokojny pracownik to szczęśliwy i bardziej wydajny pracownik.
Popatrzmy na branżę IT jak na inspirację, przykład, dzięki któremu będzie nam łatwiej nadążyć za postępem i zwiększyć efektywność pracy.
A czy Wy macie jakieś ciekawe przykłady, doświadczenia, kiedy dokumentacja PSPG przydałaby się w firmie? Kiedy zastępowanie kogoś na projekcie, było na tyle trudne lub niemożliwe, że pozostało tylko poczekać na powrót osoby, która się tym zajmowała?
Dokładne strategie, standardy, procedury i wytyczne na podstawie prostego modelu domku już w następnych artykułach! Przyjrzymy się w nich bliżej zaletom posiadania w firmie dokumentacji zmniejszającej ryzyko „Bus Factor”.
