MS: Jesteś całkiem nieźle opalony jak na mieszkańca podbiegunowej krainy? Nie jest ci za gorąco w Polsce?

Selekcja prezentacji odbywa się już na 9 miesięcy przed wydarzeniem. Już w lutym, każdy kandydat na prelegenta musiał wysłać streszczenie swojego potencjalnego tematu, określić wymagany poziom wiedzy uczestników oraz napisać kilka słów o sobie i motywacji do wystąpienia. Po niespełna 2 miesiącach specjalnie powołana komisja wyłoniła 90 prelegentów spośród ponad 350 nadesłanych zgłoszeń. Miejsce i data ustalone, prelegenci potwierdzeni, tematy wybrane – wydawać by się mogło, że członkowie komisji mogą poklepać się po plecach i wygodnie rozsiąść się w fotelach czekając na wielki dzień. Nie z BILTem takie numery – jak się okazało, to był dopiero początek. Cały proces przygotowawczy jest długi i wymagający. Żeby nie zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę, ustalone zostały terminy nadsyłania materiałów do swojej prezentacji. Są one dość rygorystycznie przestrzegane przez komisję i obowiązują każdego. Terminy pomagają komisji śledzić postęp pracy oraz nadsyłać komentarze i uwagi do prezentacji. 

Cztery miesiące przed konferencją zorganizowano cykl obowiązkowych webinarów dla każdego występującego. Były to ponad godzinne spotkania na Skype, na których prezentowano praktyczne porady i omawiano najczęściej popełniane błędy z poprzednich edycji. Znakomite lekcje, zwłaszcza dla nowicjuszy stawiających swoje pierwsze kroki na scenie BILT.

Trzy miesiące przed konferencją musiał zostać przygotowany spis treści prezentacji. Dobrze sporządzony plan jest zawsze najlepszym punktem wyjścia, nadającym odpowiedni schemat pracy. Następnie przyszedł czas na najbardziej czasochłonny Handout na świecie, zawierający niemalże transkrypcję prezentacji. Zatem nie tylko wszystkie slajdy, ale też szczegółowe opisy każdego nich. W czasie konferencji uczestnicy mają dostęp do handoutów poprzez specjalnie przygotowaną aplikację. Dodatkowo mogą dostać wydrukowaną kopię i śledzić prezentację krok po kroku, jednocześnie robiąc swoje notatki. 

Miesiąc przed konferencją prezentacja musiała być już skończona i wysłana do komisji. Dodatkowo, każdy prelegent był zobowiązany do wybrania 2 slajdów prezentujących najlepsze triki i porady zawarte w prezentacji. Takie podejście organizatora zapewniło naprawdę wysoki poziom każdej z sesji. Bardzo wczesne terminy dały impuls i motywację do działania. Prelegenci odpowiednio wcześnie zaczęli myśleć nad swoimi tematami dzięki czemu starczyło czasu na wysoką jakość.