Robota musi być zrobiona – ile razy słyszeliśmy to hasło? Często wypowiadane jest ono w sytuacji, kiedy nie mamy wystarczającej ilości czasu bądź zasobów, a mimo to trzeba ukończyć dany etap projektu. Może to być zarówno oddanie dokumentacji projektowej, jak i zabetonowanie ściań nośnych. Często również w takim właśnie wypadku, wymagane jest przejęcie więcej obowiązków lub pracy, niż wynika to z naszego stanowiska. I tak przykładowo BIM koordynator sam poprawia modele branżowe, a majster bierze cęgi i układa zbrojenie. A manager projektowania? Jakie różne role i obowiązku może przyjmować na projekcie?
W poprzednim wpisie Czym jest design management? Zarządzanie procesem projektowania w praktyce rozpocząłem temat różnych ról managera projektowania. Wpływ na to ma typ projektu i fazy, w której dany projekt się znajduje, sposobu jego przeprowadzenia, jak i rodzaj firmy bądź organizacji.
Co to oznacza w praktyce? Pracując jako manager projektowania w firmie projektowej, możemy mieć całkowicie inne obowiązki, niż posiadając to samo stanowisko u inwestora lub wykonawcy.
Jest to drugi artykuł serii zarządzanie procesem projektowania. Pierwszy artykuł możesz przeczytać TUTAJ. Czy podobał Ci się ten wpis i powinniśmy kontynuować temat design management’u? A może jest jakaś inna tematyka, o której chciałbyś przeczytać na naszym blogu? Zostaw swoją opinię w komentarzu pod artykułem!
Spis treści
Ilu jest managerów projektowania na projekcie?
Oczywiście zależy to od samego typu projektu i kontraktu, liczbie zaangażowanych stron, wewnętrznej praktyki firm… i wielu innych rzeczy:-) Można by wiele mówić o teorii i różnych zależnościach, jednak tradycyjnie dla naszego bloga, skupimy się na praktyce! Weźmiemy pod uwagę najbardziej popularne modele organizacji kontraktów, podając przykłady z życia.
Odpowiadając na pytanie z tytułu paragrafu, z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że brałem udział w projektach, na których były nawet cztery, lub jeszcze więcej, osoby mające właśnie takie stanowisko. Jak i w takich, gdzie liczba managerów projektowania wynosiła zero:-)
Kontrakt w formule tradycyjnej
Inwestor – z pomarańczowym kolorem tła – ma pod sobą biuro projektowe (niebieskie tło) i odpowiada za przygotowanie dokumentacji projektowej dla firm wykonawczych (zielone i fioletowe tło). Załóżmy, że mamy jednego generalnego wykonawcę na tej części projektu (zielone tło).
Widzimy tutaj managera projektowania u zamawiającego, który ma bardzo dużą odpowiedzialność. Stanowisko to może się nazywać również np. koordynator projektowania lub inżynier odpowiadający za planowanie. Funkcje te mogą też być podzielone są na kierownika projektu (project managera) i pozostałą kadrę inżynierską. Manager projektowania ma w tym wypadku między innymi poniższe obowiązki:
- Koordynacja i praca z biurem bądź grupą biur projektowych i/lub architektonicznych.
- Zadbanie, żeby praca projektanta została dostarczona na czas, w zamówionej jakości i przy założonym budżecie.
- Rozważenie i znalezienie optymalnych rozwiązań projektowych.
- Zdefiniowanie odpowiednich pozwoleń i ich zorganizowanie (bądź przeniesienie tej odpowiedzialności na kogoś innego).
- Uwzględnienie zagadnień BHP oraz ochrony środowiska w projekcie.
- Udział przy wyborze generalnego wykonawcy i przekazanie mu dokumentacji projektowej.
- Odpowiadanie na zapytania techniczne od głównego wykonawcy. Na niektóre pytania manager projektowania może odpowiedzieć sam, a do niektórych musi zaangażować biuro projektowe.
W tradycyjnej formule mamy również managera projektowania w biurze projektowym bądź architektonicznym. Tutaj znowu wszystko zależy od tego, jak ‘rozdzielony’ jest kontrakt na projektowanie. W niektórych krajach pozycja biura architektonicznego jest bardzo silna i to właśnie główny architekt może koordynować pracę biura (biur) projektowych na zlecenie inwestora. Z kolei na innych kontraktach możemy mieć do czynienia z sytuacją, kiedy to biuro projektowe i główny projektant prowadzi cały proces projektowy i dobiera sobie, w miarę potrzeby, zewnętrzne biuro architektoniczne lub inne biura branżowe. Spotykamy się głównie z dwoma sytuacjami: inwestor ma kontrakt z jedną firmą na projektowanie, która ma swoich podwykonawców, bądź inwestor sam dobiera różne firmy, których pracę koordynuje.
Mamy więc managera projektowania w biurze projektowym, którego stanowisko może być określone również jako na przykład: główny projektant, główny architekt, kierownik zespołu projektantów, czy też koordynator zespołu projektantów. Najistotniejsze zadania takiej osoby to:
- Główny punkt kontaktu pomiędzy biurem projektowym i inwestorem.
- Opracowywanie i przedstawianie inwestorowi raportów na temat prac projektowych.
- Uzgodnienie z inwestorem rozwiązań projektowych.
- Wyjaśnianie zapytań technicznych – zarówno tych pomiędzy projektantami i inwestorem, jak i generalnym wykonawcą i inwestorem.
- Nadzór nad przeprowadzaniem prac w odpowiedniej jakości. Dotyczy wewnętrznego systemu jakości biura oraz jego udokumentowanie.
- Zadbanie, żeby dokumentacja projektowa została dostarczona na czas, w zamówionej jakości i przy założonym budżecie.
- Informowanie klienta w wypadku możliwych opóźnień lub innych ryzyk związanych z pracami projektowymi.
Kontrakt w formule zaprojektuj i zbuduj
W wypadku kontraktu wykonywanego w formule zaprojektuj i zbuduj, stanowisko managera projektowania pojawia się zwykle u wszystkich uczestników projektu.
Jest to, oprócz managera projektowania inwestora, manager projektowania w firmie wykonawczej (na zielonym tle), na którym spoczywa bardzo duża odpowiedzialność jeśli chodzi o koordynację. Ma on pod sobą managera projektowania w biurze projektowym, jak i u dostawców oraz podwykonawców. Do tego musi zapewnić koordynację prac projektowych z ewntualnymi kontraktami sąsiadującymi. Przykładowo, jeśli jest to odcinek drogi podzielony na kilka kontraktów, to może występować konieczność dobrania podobnych rozwiązań technicznych na całej jej długości. Do tego należy określić podział odpowiedzialności na granicy projektów. To wszystko przy zadbaniu, żeby interesy własnej firmy i budowy były zapewnione i kierownik wraz z kadrą byli zadowoleni z jakości i zaprojektowanych rozwiązań oraz czasu dostarczenia dokumentacji. Nie mówiąc o tym, że należy zmieścić się w planowanym budżecie:-)
Naturalnie główną różnicą pomiędzy kontraktem wykonywanym metodą tradycyjną jest odpowiedzialność za projektowanie, która spoczywa teraz na głównym wykonawcy. Zwykle (choć to też zależy od typu kontraktu) w czasie przetargu wykonawca dostaje poglądową dokumentację projektową przygotowaną przez inwestora. Bazując na niej, wraz z opisami technicznymi i ogólnymi warunkami umowy, firma wykonawcza musi podjąć decyzję, w jakim stopniu zaangażować biuro projektowe we wstępnej fazie. Jest to jedna z odpowiedzialności managera projektowania u wykonawcy. Do tego dochodzą między innymi:
- Koordynacja pomiędzy projektantami i własną kadrą (np. kosztorysantami oraz kierownikiem projektu i budowy) w celu wykonania podstawy do kosztorysu.
- Szukanie optymalizacji i uzgodnienie rozwiązań projektowych wewnątrz organizacji.
- Wyjaśnianie zapytań technicznych – zarówno tych pomiędzy projektantami i wykonawcą, jak i generalnym wykonawcą i inwestorem.
- Nadzór nad przeprowadzaniem prac projektowych w odpowiedniej jakości. W razie potrzeby kontrola wewnętrznego systemu jakości biura oraz jego udokumentowania.
- Zadbanie, żeby dokumentacja projektowa została dostarczona na czas, w zamówionej jakości i nie przekraczając założonego budżetu.
- Decyzja odnośnie stopnia wykorzystania metodyki BIM na projekcie. Przygotowanie strategii / wizji BIM i podstawowych dokumentów jak BEP (o BIM Execution Plan przeczytasz tutaj).
Wymienione powyżej to tylko niektóre z obowiązków managera projektowania w firmie wykonawczej w fazie przetargowej na kontrakcie typu zaprojektuj i wybuduj. Po wygraniu przetargu, manager projektowania przejmuje na siebie dodatkowe obowiązki w związku z potrzebą wykonania projektu wykonawczego, takie jak:
- Wdrożenie strategii BIM na projekcie i decyzja, w jakim stopniu modele będą wykorzystywane podczas budowy. Jaki rodzaj informacji muszą zawierać? Czy istnieje konieczność (dla inwestora bądź na potrzeby produkcji) tworzenia tradycyjnych rysunków w 2D? Powiązane jest z tym również ustalenie systemów i procesów wymiany informacji oraz wsparcie BIM managera, przy np. ustaleniu platformy CDE, wymagań stawianych projektantom lub tworzeniu BEP / BIM manuala.
- Kontrola tego, co zostało zaprojektowane względem tego, co ma być wykonane („buildability” = „wykonalność”), m.in. poprzez angażowanie przedstawicieli wykonawcy w proces projektowy.
- Podpisanie i pilnowanie umowy z projektantem, zawierającej m.in. szczegółowy harmonogram dostarczenia dokumentacji projektowej, uwzględniający kamienie milowe.
- Koordynacja między wieloma uczestnikami projektu, czyli inwestorem, projektantem, podwykonawcami, dostawcami.
- Zapewnienie aby proces projektowy zmieścił się w zakładanym czasie, jakości i budżecie.
- Sprawdzanie, czy podczas projektowania spełniane są warunki i wymagania stawiane w kontrakcie, normach, specyfikacjach itp.
- Szukanie możliwości optymalizacji rozwiązań projektowych, razem z projektantami, podwykonawcami, dostawcami i kadrą, która będzie wykonywała dany projekt.
Jeśli chodzi o managera projektowania w biurze projektowym, to można powiedzieć, że będzie miał praktycznie takie same obowiązki jak wcześniej – z tym że jego klientem jest teraz firma wykonawcza. W wypadku kontraktu zaprojektuj i zbuduj musi jednak również zmienić swój sposób myślenia. Klient – firma wykonawcza – jest bardziej wymagający i cały czas poszukujący możliwości optymalizacji lub po prostu wykonania czegoś w prostszy, szybszy i/lub tańszy sposób. Manager projektowania w biurze projektowym musi być dlatego otwarty na dyskusje, jak i w jasny i precyzyjny sposób przekazywać informacje odnośnie konsekwencji ew. zmian.
Praktyczny przykład: Z powodu użycia konkretnego typu szalunków, wykonawca życzy sobie zmienić grubość ściany z 500 mm do 400 mm. Przy okazji chciałby zaoszczędzić ilość betonu. Załóżmy, że jest to możliwe z konstrukcyjnego punktu widzenia, jednak niesie ze sobą różnego rodzaju konsekwencje: ponowne obliczenie statyczne konstrukcji (dodatkowe godziny pracy), większa ilość zbrojenia (materiał) oraz rewizja modelu lub rysunków (kolejne godziny pracy projektanta). Oprócz tego mogą wystąpić zewnętrzne konsekwencje wprowadzenia ew. zmian, jak potrzeba ponownej niezależnej kontroli i zatwierdzenia danej części projektu (czas). Dopiero znając te konsekwencje i ryzyko z nimi związane, wykonawca może podjąć decyzję, czy życzy sobie wprowadzenie optymalizacji konstrukcji, czy jednak będzie szukał innego rozwiązania. Tak jak podczas trwania całego projektu, bardzo ważna jest w tym wypadku komunikacja i współpraca.
Podsumowanie
Być może kiedy zacząłeś czytać o stanowisku ‘managera projektowania’ w pierwszym artykule naszej serii, funkcja ta mogła Ci się wydawać oderwana od rzeczywistości. Dlatego w tym wpisie spojrzeliśmy na praktyczne obowiązki i umiejscowienie managera projektowania na projekcie w zależności od typu kontraktu oraz organizacji. Podane przykłady bazują na doświadczeniu z rzeczywistych projektów. Pamiętajmy jednak, że każdy projekt jest specyficzny i ich przeprowadzanie może się różnić w zależności od organizacji i kraju, w którym pracujemy. Dlatego tak ważne jest zrozumienie ogólnej idei zarządzania procesem projektowania – ostatecznie nie ma większego znaczenia, czy obowiązki te są wykonywane przez osobę która ma w nazwie stanowiska ‘manager projektowania’. Bo tak jak mogliśmy przeczytać we wstępie do tego artykułu – robota musi zostać zrobiona:-) A zarządzanie projektowaniem potrzebne jest wszędzie tam, gdzie przebiega proces projektowy!
Jakie są Twoje doświadczenia związane z tym procesem?
Czy w Twojej organizacji jest osoba zajmująca stanowisko managera projektowania, czy też obowiązki z nim związane są rozdzielone na wiele osób?
Jesteśmy Ciekawi Twoich opinii i komentarzy!
Jest to drugi artykuł serii zarządzanie procesem projektowania. Pierwszy artykuł możesz przeczytać TUTAJ. Czy podobał Ci się ten wpis i powinniśmy kontynuować temat design management’u? A może jest jakaś inna tematyka, o której chciałbyś przeczytać na naszym blogu? Zostaw swoją opinię w komentarzu pod artykułem!
Chętnie zobaczyłbym rozwinięcie tego tematu pod kątem biura projektowego. Co wyróżnia takiego design managera? Czym różni się od kierownika projektu, lidera zespołu projektowego i temu podobnych stanowisk? Jakie jeszcze obowiązki są charakterystyczne dla tej pozycji, a jakie w normalnych warunkach nie powinny go dotyczyć i obowiązywać? Jak wygląda zazwyczaj kwestia zaangażowania w aspekty biznesowe firmy (zarządzanie kosztami projektu, negocjowanie itp.) ?
Dziękuję za komentarz. Wszystko zależy od firmy, projektu, potrzeb i tego, na ile jesteśmy w stanie się zgodzić jeśli chodzi o obowiązki;-) Przykładowo, pracując na projekcie średniej wielkości jako manager projektowania ze strony wykonawcy, przydzielona została mi funkcja BIM koordynatora. Z zasady nie powinno się ich łączyć, jednak zgodziłem się z kilku powodów: m.in. ciekawi mnie ten temat i mam z nim doświadczenie, jak i było to możliwe, jeśli chodzi o czas/godziny pracy.
Tak samo w każdym biurze projektowym może być różnie: np w wypadku małego biura projektowego, zwykle jest tylko jeden manager projektowania, który ma pod sobą 2-3 projekty. Często zajmuje się on wieloma rzeczami i wychodzi poza zakres swoich obowiązków. A jeśli jest to duże biuro (jak np. w Norwegii), to działa oddzielny dział ‘managerów projektowania’ z kierownikiem na czele. Jest to wtedy oddzielna specjalizacja i takie osoby mają jasno określone, ograniczone obowiązki.